应付账款入账时间的确定,应以与所购买物资的控制权已经转移或接受劳务已发生为标志。但在实际工作中,应区别以下两种情况分别进行处理:
①在物资和发票账单同时到达的情况下,如果物资验收入库后仍未付款,则按发票账单登记入账,这主要是为了确认所购入的物资是否在质量、数量和品种上都与合同上定明的条件相符。
②在物资和发票账单不是同时到达的情况下,要区分两种情况处理:在发票账单已到,物资未到的情况下,应当直接根据发票账单支付物资价款和运杂费,计入有关物资的成本和“应付账款”(未能及时支付货款时),不需要按照应付债务估计入账;在物资已到,发票账单未到也无法确定实际成本的情况下,在月度终了,需要按照所购物资和应付债务(不包括增值税进项税额)估计入账,待下月初作相反的会计分录予以冲回。
应付账款一般按应付金额入账,而不按到期应付金额的现值入账。如果购入的资产在形成一笔应付账款时是带有现金折扣的,应付账款入账金额按发票上记载的应付金额的总值(即不扣除折扣)确定。在这种方法下,应按发票上记载的全部应付金额,借记有关科目,贷记“应付账款”科目;现金折扣实际获得时,冲减财务费用。
应付账款一般在较短期限内支付,但有时应付账款由于债权单位撤销或其他原因而无法支付,无法支付的应付款项直接转入营业外收入。