外贸企业首次申请退税的过程可以分为几个关键步骤：
准备工作：首先，外贸企业需要完成出口退（免）税备案。这可以通过电子税务局或者外贸企业离线出口退税申报软件进行。在备案过程中，企业类型应选择“外贸企业”，退（免）税计算方法选择“免退税”。
购货专票退税勾选：用于出口退税的增值税专用发票需要先完成退税勾选，然后等待发票的稽核相符数据同步到申报系统。这个过程可能需要大约两个月的时间。
收集单证：企业应及时将相关的原始单证资料收集齐全，确保这些资料的真实无误。在资料真实性的基础上，企业需要按照单票对应法的要求，将进货资料和出口资料进行匹配。
数据录入：企业需将原始资料按照出口退税电子申报系统的要求进行数据录入，将这些申报资料转换成电子数据的格式。
预审与疑点调整：完成数据录入后，企业需要生成预申报软盘，并携带至退税机关进行退税申报审核。退税机关将核对录入数据的正确性，并检查外部电子信息的有无。在此过程中，可能会产生预审疑点，企业需要根据这些疑点对申报数据进行相应的调整。
正式申报：在预审无误后，企业可以在出口退税电子申报系统中打印出各种申报报表，并生成正式申报软盘。接着，企业需要将原始资料按照申报报表上列明的顺序进行装订成册。
提交申报资料：最后，企业需要在规定的申报时限内，将申报资料、报表及软盘一并提交给退税机关进行正式申报。退税机关在接收后，会签发已签字并注明接收日期和编号的出口退税汇总申报表，作为申报的凭证。
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